第一、策划周年庆活动提前查看场地的时候，就要先考虑比如音响、灯光、屏幕、演讲台等等在活动现场如何摆放，什么主题的活动更适合什么风格的灯光，什么酒店的装饰更适合什么主题的活动。
第二、根据活动会场面积及参会预估活动参与人数，3D设计出活动现场台型，根据3D效果设计活动会场座椅位置摆放和整个活动会场的美陈设计，完善各个功能区，活动策划公司提供完整的三维效果图给客户。
第三、活动前期需要进一步确认活动现场桌布颜色、会议椅子颜色，以及如果有周年庆晚宴或者答谢晚宴等活动安排，需提前确认晚宴桌布颜色等。确保每一个环节的执行都与活动主题相契合。
第四、活动前和客户确认重要领导嘉宾抵达时间，确认是否需要提供VIP休息室，如重要领导嘉宾提前到场，提前准备好热毛巾、茶歇等让客户进行休息等待。
第五、与酒店确认是否有临时储存间，方便活动物料放置，搬运存放活动物资，比如鲜花、礼品、手提袋、活动物品等。保管好活动物料，避免造成财物损失。
第六、活动布展时间最好要充足，布展完后，留出足够的时间彩排活动流程，确保活动的每一个步骤和大屏画面不会出错。
活动策划会遇到很多问题，最好在活动之前就考虑到大部分问题并且想好plan b，避免活动现场出现大问题，给客户留下不好的体验。
